Vendor Rating > Audits > Start Audit

Het versturen van een audit is een gemakkelijke manier om allerlei verschillende soorten informatie bij een leverancier op te vragen. De leverancier ontvangt een uitnodiging voor het VendorLink Supplier Portal, waar de contactpersoon bij de leverancier vervolgens openstaande uitvragen kan behandelen. Dit proces noemen we een 'Audit'.

Een audit kan op twee manieren gestart worden:

• Door de client gebruiker via Vendor Rating > Audits > Start Audit
• Door de leverancier via het Supplier Portal*

*mits dit geactiveerd is in de client (Admin > Vendor Rating instellingen > Audit default instellingen > 'Audit creatie in Supplier Portal'.

Nieuwe of bewerkte informatie zal na de goedkeuring van een Audit, automatisch in Vendors verwerkt worden. Nadat dit gebeurd is, zal de audit gearchiveerd worden. Lees hier meer over het beoordelen van audits. Gearchiveerde audits zijn zichtbaar onder Vendor Rating > Audits > Archief.

De volgende informatie kan onderdeel zijn van een audit; NAW-gegevens, documenten, contactpersonen, contractproducten, categorieën en enquêtes.

Start Audit 

Volg de onderstaande instructies om een audit te starten.

(1) Een audit creëren

1. Navigeer naar Vendor Rating > Audits, en klik op 'Start Audit'.
2. Vul de basisinstellingen van de Audit in. Deze staan in de onderstaande tabel toegelicht.
   

   Instelling	Toelichting
   Audit naam	De naam van de audit.
   Taal van leverancier	De taal die in de audit gehanteerd zal worden.
   Workflow	Selecteer een workflow voor de audit. Via een workflow kan je de audit door meerdere personen laten goedkeuren. Workflows kunnen ingesteld worden onder Admin > Algemene instellingen > Workflows.
   Notificatie gebruiker	De gebruiker die notificaties met betrekking tot deze audit zal ontvangen.

3. Klik op 'Voeg toe' om de audit te creëren.

(2) Instellingen

1. Na het creëren van een audit, kom je direct op een pagina met basisinstellingen van de audit terecht. Controleer de instellingen die je zojuist hebt ingesteld.
2. Vul een signaaldatum in. Op deze datum zal er een herinnering over de audit naar de notificatie gebruiker worden verzonden.
3. Kies welke onderdelen je aan de audit wilt toevoegen. Klik om het schuifje naar links (uit) of naar rechts (aan) te schuiven.
   

(3) Leveranciers

1. In dit tabblad bepaal je welke leveranciers onderdeel zijn van de audit. Klik ik in de linker kolom de leverancier(s) die je wilt toevoegen en klik op 'Toevoegen'. Deze zal in de tabel onder in de pagina worden getoond.
2. Indien je een leverancier wilt verwijderen, selecteer je deze in de rechter kolom en klik je op 'Verwijder'.
3. Er zal in de tabel onder in de pagina ook een e-mailadres getoond worden. Dit is het e-mailadres van de geselecteerde contactpersoon bij de leverancier. Indien je die e-mailadres wilt wijzigen, klik je in de tabel op de desbetreffende leverancier.
4. Kies uit de lijst met aanwezige e-mailadressen, of typ een nieuw e-mailadres in.
5. Klik op 'Selecteer'.
6. Volg deze stappen totdat je alle leveranciers/respondenten hebt ingesteld.

(4) Documenten

1. In dit overzicht worden alle checklist items getoond die aan de geselecteerde leverancier(s) zijn gekoppeld. Je kunt hier ook bestaande checklist items, die nog niet toegevoegd zijn aan de geselecteerde leverancier(s), koppelen. Wijzigingen die je hier doorvoert hebben alleen betrekking op deze audit. Wanneer de audit geaccepteerd is middels een workflow, zullen alle toevoegingen en bewerkingen worden verwerkt in Vendors en/of Contracts. Reeds bestaande checklist items vind je in Admin > Vendors instellingen > Tabellen > Checklist items.
2. Controleer of alle gewenste checklist items aanwezig zijn in de audit. Je kunt checklist items bewerken en verwijderen door op het desbetreffende checklist item te klikken. In de onderstaande tabel worden alle details van het checklist item overzicht toegelicht.

(4) Producten

1. In dit overzicht worden alle contractproducten getoond die aan de leverancier(s) in de audit gekoppeld zijn. Je kunt hier huidige contractproducten bewerken. Deze bewerkingen worden alleen toegepast op de huidige audit, en pas in Vendors/Contracts wanneer de audit is geaccepteerd middels een audit workflow.
2. Klik op 'Toevoegen' om een contractproduct aan de audit te koppelen. Er opent een pop-up venster waar alle beschikbare contractproducten worden weergegeven. Deze producten zijn gedefinieerd in Admin > Contracts instellingen > Tabellen > Contract producten.
3. Een contractproduct kan van de audit verwijderd worden door het contractproduct in het overzicht te selecteren, en in het pop-up venster op 'Verwijder' te klikken.
4. Indien je voor deze audit een contractproduct wilt wijzigen, klik je in het overzicht met contractproducten op het desbetreffende contractproduct.

(5) Enquêtes

1. In dit overzicht kun je een enquêtesjabloon koppelen. In de linker kolom worden alle beschikbare enquêtesjablonen getoond, en rechts alle enquêtesjablonen die reeds gekoppeld zijn. Gekoppelde enquêtesjablonen zijn van toepassing voor alle leveranciers/respondenten.
2. Selecteer in de linker kolom een of meerdere enquêtesjablonen, en klik op 'Toevoegen'. Om een enquêtesjabloon te ontkoppelen, selecteer je deze in de rechter kolom en klik je op 'Verwijder'.

(6) Verzenden

1. In de laatste stap heb je de mogelijkheid om het onderwerp en de inhoud van de e-mail die naar respondenten verzonden worden te bewerken. De mail die hier standaard getoond wordt, stel je in onder Admin > Vendor Rating instellingen > Audit default instellingen > Audit e-mailinstellingen.
2. Indien de e-mail naar wens is opgesteld, klik je rechtsboven in de pagina op 'Verstuur audit'.

De audit is verzonden, en is nu beschikbaar voor alle Supplier Portal gebruikers die geregistreerd staan bij de leveranciers die onderdeel zijn van de audit. Je kunt de status van de audit volgen in Vendor Rating, de audit is nu zichtbaar in Vendor Rating > Audits > Verzonden.