Op deze pagina zie je alle gebruikersdetails van het gebruikersaccount dat je zonet (in Admin > Algemene instellingen > Gebruikers > Actief of Gearchiveerde) hebt aangeklikt.
Dit overzicht bevat alle informatie en instellingen van het gebruikersaccount in VendorLink. Gebruikersinstellingen kunnen alleen worden aangepast door een gebruiker met de rol 'Client Administrator'. In dit overzicht kunnen uitgebreide instellingen worden ingesteld zoals: toegewezen rollen, gekoppelde categorieën, berichtinstellingen en gekoppelde enquêtesjablonen.
Linksboven in de pagina bevinden zich een aantal belangrijke functies.
Vervang gebruiker
Door middel van deze functie kun je deze gebruiker vervangen voor een andere gebruiker. Klik op 'Vervang gebruiker', en selecteer vervolgens de vervangende persoon. Rollen en koppelingen zullen worden overgedragen aan de vervangende persoon. Het vervangen gebruikersaccount zal automatisch worden gearchiveerd.
Log in als gebruiker
Door middel van deze functie log je in als het desbetreffende gebruikersaccount. Alle acties die je in het vervolg uitvoert zullen effect hebben op dit gebruikersaccount. Om terug te keren naar je eigen gebruikersaccount log je uit, en vervolgens weer in met je eigen gebruikersaccount.
Archiveer gebruiker
Door middel van deze functie zet je het gebruikersaccount in een gearchiveerde staat. Het gebruikersaccount verliest contractmanager en contracteigenaar koppelingen.
De-archiveer gebruiker
Deze functie is alleen beschikbaar voor gearchiveerde gebruikersaccounts. Door middel van deze functie is het mogelijk om gearchiveerd gebruikersaccount actief te maken.
Verwijder gebruiker
Deze functie is alleen beschikbaar voor gearchiveerde gebruikersaccounts. Door middel van deze functie kun je het account permanent verwijderen.
Let op:
Op het moment dat een gebruikersaccount verwijderd is, is dit niet meer te herstellen. Alle verbindingen met deze gebruikers (Rating, Taken, Contractrollen) in VendorLink gaan verloren. Niet alle gebruikers in VendorLink hebben een actieve rol. Zo kunnen gebruikers zijn opgevoerd om als respondent in enquêtes voor te komen of om als contract manager in Contract Management te dienen. Wanneer inactieve gebruikers worden verwijderd kan het ongewenst effect optreden dat zijn geen belangrijke email omtrent bijvoorbeeld contracten en enquêtes niet meer ontvangen.
Gebruikersinstellingen
Ook wordt hier informatie weergegeven over de laatste inlogdatum, laatste wijziging van het wachtwoord, aanmaakdatum en of de gebruiker geautoriseerd is om in te loggen in VendorLink.
Modules verbergen
Wanneer deze functie is ingeschakeld zal de gebruiker alleen de gegevens kunnen zien die in het dashboard staan. Dit is het geval bij gebruikers die zijn toegewezen aan een rapport, daarvoor bepaalde rollen hebben zoals Spend Viewer om grafieken te kunnen zien, maar niet in de module Spend Management mogen komen.
Rollen, Categorieën & Kostenplaatsgroepen
Rollen bepalen de rechten van een gebruikersaccount in VendorLink, en categorieën & kostenplaatsgroepen bepalen de inhoud. Het bepaalt of een gebruiker bepaalde modules, tabellen en grafieken mag zien. Het instellen van rollen en categorieën heeft alleen effect wanneer 'Categorie autorisatie' is ingeschakeld in Admin > Algemene instellingen > Algemene instellingen > Autorisatie en Beveiliging.
Het inrichten van kostenplaatsgroepen heeft alleen effect op Spend Community gebruikers. Dit zijn gebruikers met de rol 'Cost Centre Group User'.
Toelichting rollen
| Term | Toelichting |
| Audit Moderator | Toegang tot het onderdeel Audit in Vendor Rating als moderator, geautoriseerd om Audits te bekijken en te bewerken en te starten. |
| Audit viewer | Toegang tot het onderdeel Audit in Vendor Rating als viewer, geautoriseerd om Audits te bekijken en om deel te nemen aan een workflow. |
| Audit workflow user | Enkel bevoegdheid om deel te nemen aan een audit workflow. |
| Client Administrator | Administrator van de organisatie die VendorLink gebruikt, ook toegang tot alle functies binnen de Admin module. |
| Cost Centre Group User | Toegang tot de Spend Community module, geautoriseerd om deze module te bekijken en te bewerken. |
| Contract Management Moderator | Toegang tot het onderdeel Contracts, met volledige bevoegdheid om contracten (en gerelateerde informatie) aan te maken, te bewerken en te verwijderen. |
| Contract Management Viewer | Toegang tot het onderdeel Contracts als viewer. Alleen bevoegdheid om informatie te bekijken. |
| Contract Management Register | Toegang tot het toevoegen/bewerken van aan contract gekoppelde randinformatie zoals notities, bijlagen en voorwaarden. |
| Client Administrator | Administrator van de organisatie die VendorLink gebruikt, ook toegang tot alle functies binnen Beheer menu. |
| Contract Management Community Viewer | De bevoegdheid om Community Contracten te zien. Community contracten kunnen alleen van toepassing zijn indien er gebruik wordt gemaakt van meerdere VendorLink omgevingen. |
| Community User | De bevoegdheid om tussen gelinkte VendorLink omgevingen te wisselen. |
| Community Manager | De bevoegdheid om gelinkte VendorLink omgevingen te beheren. |
| New Supplier Autorisation | De bevoegdheid om leveranciers die via het Supplier Data Portal zijn aangedragen, goed te keuren of af te keuren. |
| Registered user | Standaard rol welke bij het aanmaken van de gebruiker wordt toegevoegd. Rol geeft de gebruiker toegang tot VendorLink. |
| Query Creator | Toegang tot Query, en de mogelijkheid om query's aan te maken en uit te voeren. |
| Query Executor | Toegang tot Query, en de mogelijkheid om bestaande queries uit te voeren. |
| Spend Category User | Toegang tot Spend, maar alleen voor categorieën waar de gebruiker aan gekoppeld is. Kan niet samen worden gebruikt met de rollen 'Spend Viewer' en/of 'Spend Moderator'. |
| Spend Moderator | Toegang tot spend, geautoriseerd om de module te bekijken en te bewerken. |
| Spend Viewer | Toegang tot spend, geautoriseerd om de module te bekijken. |
| Support Ticket Access | Toegang tot je eigen gebruikerspagina in het Help Center. Hier kun je al je eigen tickets beheren, en de tickets vanuit je organisatie inzien. Ook heb je met deze rol toegang tot content in het Help Center die alleen toegankelijk is voor geautoriseerd gebruikers. |
| Sustainability Analysis | Toegang tot de duurzaamheidanalyse in Spend Management. |
| Test User | Toegang tot een 'client specifieke' functie waarmee getest kan worden voor een release. |
| Vendor Bonus | Toegang tot de 'Bonus Level' functionaliteit in Vendor Management. |
| Vendor Management confidential attachments | Toegang tot leveranciers bijlagen die gemarkeerd zijn als vertrouwelijk. |
| Vendor Management Moderator | Toegang tot Vendor Management, geautoriseerd om leveranciers te bekijken en om opmerkingen en klachten te plaatsen en om leveranciers te beheren. |
| Vendor Management Register | Toegang tot Vendor Management, geautoriseerd om leveranciers te bekijken en om opmerkingen, klachten en bijlagen te plaatsen en ze aan te passen. |
| Vendor Management Viewer | Toegang tot Vendor Management, geautoriseerd om leveranciers te bekijken en om opmerkingen en klachten te bekijken. |
| Vendor Rating Moderator | Toegang tot Vendor Rating, geautoriseerd om resultaten te bekijken, aan te passen en om Vendor Ratings en enquêtes(sjablonen) aan te passen, te starten en te verwijderen. |
| Vendor Rating Register | Toegang tot Vendor Rating, geautoriseerd om resultaten te bekijken en Ratings te starten en te beheren. |
| Vendor Rating Viewer | Toegang tot Vendor Rating, geautoriseerd om resultaten te bekijken. |
Profielinstellingen
Het is mogelijk om een gebruikersaccount om te zetten in een profiel. Dit profiel krijgt de rol- en categorie instellingen die op het moment van omzetten ingesteld zijn op het desbetreffende gebruikersaccount. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om met dit gebruikersaccount in te loggen.
Bij het aanmaken van nieuwe gebruikersaccounts is het mogelijk om dit profiel te koppelen. Daarmee krijgt het gebruikersaccount de instellingen die in het gekozen profiel ingesteld staan, je hoeft dus niet steeds per gebruiker handmatig losse permissies in te stellen.
Een gebruikersaccount omzetten naar een profiel
- Maak een gebruikersaccount met de gewenste naam voor het profiel. Om een gebruikersaccount daadwerkelijk om te zetten klik je op 'Maak profiel'.
- Koppel de gewenste rollen en categorieën.
- Navigeer naar het tabblad 'Profielinstellingen'.
- Klik op 'Maak profiel'.
- Bevestig je keuze door op 'Ja' te klikken.
Een nieuw gebruikersaccount aan een profiel koppelen
- Navigeer Admin > Algemene instellingen > Gebruikers > Gebruiker toevoegen.
- Na het invullen van de gebruikersdata, kun je bij 'Profiel' het gewenste profiel koppelen.
Bestaande gebruikersaccounts aan een profiel koppelen
- Navigeer naar Admin > Algemene instellingen > Gebruikers > Actief.
- Selecteer het gewenste gebruikersprofiel.
- Navigeer naar het tabblad 'Profielinstellingen'.
- Selecteer uit de linkerkolom de gebruiker(s) die je wilt koppelen.
- Klik op 'Toevoegen'.
Gebruikers loskoppelen van een profiel
- Navigeer naar Admin > Algemene instellingen > Gebruikers > Actief.
- Selecteer het gewenste gebruikersprofiel.
- Navigeer naar het tabblad 'Profielinstellingen'.
- Selecteer uit de rechter kolom de gebruiker(s) die je wilt ontkoppelen.
- Klik op 'Verwijder'.
Profielwijzigingen doorvoeren
Op het moment dat er wijzigingen in de rollen of categorieën van een profiel worden doorgevoerd terwijl er gebruikers aan het profiel gekoppeld zijn, dien je deze handmatig te door te voeren.
- Navigeer naar Admin > Algemene instellingen > Gebruikers > Actief.
- Selecteer het gewenste gebruikersprofiel.
- Navigeer naar het tabblad 'Profielinstellingen'.
- Klik op 'Ververs gebruikers'.