Wanneer we een offerte opvragen bij een of meerdere leveranciers dan zullen we dit natuurlijk altijd voor een product of dienst doen. Uiteraard willen we weten wat de prijs van de leveranciers voor het product rekent, maar ook onder welke condities de leverancier deze kan leveren.
Nu, tijdens het creatie proces van de offerte aanvraag, kunnen producten, diensten en inkoopvoorwaarden van de offerte aanvraag worden gedefinieerd in VendorLink worden gedefinieerd.
Navigeer naar Contracts > RFQ.
Start nieuwe RFQ
Druk op 'Start nieuwe RFQ' om het proces te starten. Een scherm verschijnt waarin je een naam voor de offerte aanvraag moet ingeven. Deze kan je daarna nog aanpassen en wordt gebruikt in het systeem ter herkenning.
De optie Sjabloon kan je aanvinken wanneer de offerteaanvraag een RFQ sjabloon moet worden voor toekomstige offerteaanvragen. Handig als je vaak dezelfde soort offerteaanvragen verstuurd.
Nadat je een de RFQ hebt toegevoegd wordt je geleid naar het detail scherm van de RFQ.
Invullen RFQ details
In het tabblad Details kan een omschrijving worden opgenomen die de offerteaanvraag omschrijft.
| Term | Toelichting |
| RFQ naam | Naam van de offerte. Wordt in het systeem gebruikt ter herkenning en is ingegeven bij het aanmaken van de RFQ. |
| Signaal gebruiker | Gebruiker die van wijziging in de RFQ op de hoogte wordt gehouden. Wanneer een leveranciers reageert op de RFQ wordt deze gebruiker genotificeerd. |
| Omschrijving | Verdere omschrijving van de offerte aanvraag. Deze wordt getoond in de Supplier Portal aan de uitgenodigde leveranciers |
Toevoegen bijlagen aan RFQ
Er kunnen bijlagen worden toegevoegd aan de offerteaanvraag. Per document kan worden bepaald of deze zichtbaar is voor de uitgenodigde leverancier. Je kan dus bijlagen aan de RFQ toevoegen die alleen binnen je eigen organisatie zichtbaar zijn. Na het toevoegen van de bijlage, kun je op de bijlage klikken om een omschrijving toe te voegen.
Gebruik deze documenten bijvoorbeeld om de procedure informatie te delen of om gedetailleerde specificaties of de producten te delen.
Voeg collega's toe en werk samen in TEAMs
Bij het aanmaken van de RFQ ben je toegevoegd als gebruiker in de RFQ, daarmee heb je toegang tot de RFQ. Om collega's ook die mogelijkheid te geven kunnen gebruikers worden toegevoegd aan de RFQ. Gebruik hiervoor de initialen om in het gebruikersbeheer te komen.
Het bepalen wat er precies moeten worden gevraagd is een samenspel van verschillende mensen. Hiervoor is VendorLink TEAM super geschikt.
Bij het aanmaken van de RFQ wordt er automatisch een TEAM gecreëerd. Hier kunnen leden (gebruikers in VendorLink of gewoon e-mail adressen) aan worden toegevoegd. Via deze TEAM functionaliteit kunnen makkelijk berichten en documenten met elkaar worden gedeeld. Bij elk bericht krijgen alle teamleden een email met de inhoud van het bericht, de gedeelde documenten en een link naar de RFQ. Wanneer teamleden de e-mail beantwoorden dan wordt het bericht opgeslagen bij de RFQ en zijn de documenten direct beschikbaar.