Bij een offerteaanvraag gaat het natuurlijk om de gewenste producten en/of diensten. Ter ondersteuning hiervoor kunnen deze vragen in 3 verschillende informatiestromen worden gevormd:
- Producten tabel
Hier kunnen producten en diensten worden gedefinieerd die eenduidig kunnen worden omschreven. De leverancier dient per beschreven product of dienst een prijs op te geven. - Benodigde documenten
Het kan zo zijn dat er uitgebreide informatie dient te worden aangeleverd door de leverancier. Dit kan worden gevraagd aan de leverancier door middel van benodigde documenten. De leverancier wordt dan gevraagd documenten aan te leveren. - Vragenlijsten
Er kunnen ook vragenlijsten worden gemaakt die de leveranciers dienen in te vullen. VendorLink berekent dan een score uit en op vraag niveau kunnen de leveranciers makkelijk met elkaar vergeleken worden. Vragenlijsten worden behandeld in Les 4.
Uiteraard kunnen de 3 informatiestromen met elkaar gecombineerd worden.
Specificeren van Producten (of diensten)
De producten die moeten worden gespecificeerd zijn de producten en/of diensten die daadwerkelijk moeten worden gaan afgenomen en waarvoor de leverancier een prijs moet opgeven. Hierin kunnen de volgende velden worden gedefinieerd:
| Term | Toelichting |
| Omschrijving product | Omschrijf het product en/of dienst zodat het duidelijk is voor de leverancier wat er geleverd moet worden. Eventueel met product nummers |
| Verdere specificatie | Hierin kan een extra uitleg of specificatie worden opgenomen. Verwijs hier eventueel naar een document dat is ge-upload in |
| Eenheid | Eenheid waarop de leverancier de prijs moet ingeven. |
| Hoeveelheid | Hoeveelheid die afgenomen gaat worden. Samen met de eenheid bepaald dit het totaal van de offerte aanvraag. |
Per offerteaanvraag kunnen meerdere producten/diensten worden gedefinieerd.
Tip: wanneer er uitgebreide specificaties zijn kan je deze met een document uploaden in het detail scherm en in de product omschrijving naar verwijzen.
Benodigde documenten
Wanneer de uitgenodigde leveranciers documentatie dienen aan te leveren kan dat worden opgenomen in de offerteaanvraag door middel van benodigde documenten. Er kan worden aangeven dat het vereist is om een document aan te leveren. Ook kan er een document mee worden geleverd die de leveranciers eventueel kan download, invullen en weer uploaden.
