Deze pagina bevat een aantal essentiële functies voor Contract Management. In de onderstaande tabellen staan alle functies omschreven.
Features
| Term | Toelichting |
| Contract Sourcing actief | Het inschakelen van Contract Sourcing activeert het tabblad 'RFQ' (Request For Quotation) in Contract Management. Met RFQ is het mogelijk om documentatie op te vragen bij leveranciers. Contract Sourcing is alleen mogelijk indien de VendorLink omgeving Supplier Portal en Contract Management bevat. |
| Contract Workflow actief | Deze functie activeert het tabblad 'Contract Fiattering' in Vendorlink onder Contracts > Contracten > Selecteer Contract > Details. |
| Aanmaken taak voor contract | Deze functie zorgt er voor dat er automatisch een taak wordt aangemaakt op het moment dat er een contractnotificatie getriggered wordt. |
| Contract altijd in concept aanmaken | Deze functie zorgt ervoor dat een contract altijd eerst als concept wordt aangemaakt. Concept contracten hebben hun eigen tabblad in Contracts > Contracten, en zijn alleen zichtbaar door de creator van het contract totdat het contract geactiveerd is middels de 'Activeer contract' knop in de contract details. |
| Contract sjabloon verplicht | Deze functie zorgt ervoor dat een gebruiker verplicht is om een contract sjabloon te selecteren bij het creëren van een contract. |
| Contract sjabloon autorisatie | Wanneer deze functie is aangevinkt kunnen contracten worden geautoriseerd op basis van Contract Sjablonen |
| Documenten beschikbaar in Supplier Portal | Maakt het mogelijk om contract documenten via de Supplier Portal met de leverancier te delen. Alleen documenten waarbij 'Delen in Supplier Portal' is aangevinkt, worden gedeeld. |
| Activeer edit functie voor Contract Managers | Wanneer de functionaliteit 'Activeer edit functie voor Contract Managers' is geactiveerd, kunnen alleen gebruikers met de rollen 'Contract Management Viewer' en 'Contract Management register' alleen contracten bewerken waar zij als contract manager geregistreerd staan. Ook moeten zij de gebruikersrol 'Contract Manager' aan zich gekoppeld hebben. |
| Contract manager verplicht bij toevoegen contract | Wanneer deze functionaliteit is geactiveerd zijn gebruikers verplicht een contract manager te selecteren bij het aanmaken van een contract. |
| Wanneer deze functionaliteit is geactiveerd zal het veld 'Verwijderdatum' bij contracten worden gevuld op het moment van archiveren, op basis van de velden 'Bewaartermijn aantal' en 'Bewaartermijn periode' bij het contract. Indien die leeg zijn, zullen de velden 'Default bewaartermijn periode aantal' en 'Default bewaartermijn periode' worden gebruikt. Als die velden ook leeg zijn, blijft de verwijderdatum leeg. VendorLink verwijdert niet automatisch contracten met een verlopen bewaartermijn. | |
|
Het aantal maal de opgegeven periode in 'Default bewaartermijn periode'. |
|
| Het type periode (dag, week, maand, kwartaal etc.) | |
| E-Handtekening | Indien je gebruik wilt maken van E-Signing, kun je hier de variant bepalen. We bieden momenteel VendorLink E-Signing en DocuSign, of een combinatie daarvan. DocuSign kan alleen gebruikt worden indien dit door ons is ingericht. |
| Wanneer deze instelling is geactiveerd kunnen E-Signing verzoeken worden afgrond zonder invoer van een handtekening. |
E-mailsjablonen
Hier kun je e-mailsjablonen instellen. Deze e-mailsjablonen kunnen ingezet worden wanneer je vanuit Contracts een e-mail wilt versturen. Indien je e-mailsjablonen kunt gebruiken bij het verzenden van een bericht vanuit Contracts, zul je dit zien aan een knop 'E-mailsjablonen'.
Zichtbaarheid tabbladen in contract details
Wanneer je de zichtbaarheid van een tabblad activeert, wordt dit tabblad zichtbaar in elk contract. Als de zicthtbaarheid is uitgevinkt, is het tabblad in elk contract verborgen.