Er bestaan twee soorten categoriekoppelingen binnen VendorLink;
- Leverancier - categoriekoppeling
- Kostensoort - categoriekoppeling
Bij een leverancier - categoriekoppeling worden leveranciers één op één gekoppeld aan een categorie. Alle uitgaven bij de leverancier behoren tot één categorie. Dit is de meest eenvoudige koppeling, hierbij geldt wel dat automatisch alle uitgaven van een leverancier tot één categorie behoren. Ook indien de data die je aanlevert geen kostensoorten bevat, kies je voor de leverancier - categoriekoppeling.
Bij een kostensoort - categoriekoppeling worden er geen leveranciers aan categorieën gekoppeld, maar worden er kostensoorten aan categorieën gekoppeld. Hiermee is het mogelijk om uitgaven van één leverancier aan meerdere categorieën toe te wijzen. Een vereiste van deze koppeling is dat er per factuurregel wordt aangegeven tot welke kostensoort de uitgave behoort.
Uit ervaring hebben we geleerd dat de beste manier de kostensoort-categorie koppelingen is omdat je zo bij leveranciers ook verschillende diensten en producten kunt onderscheiden (mits deze op verschillende kostensoorten geboekt worden). Ook is het beheer bij deze manier van koppelen lager omdat het aantal kostensoorten altijd lager is dan het aantal leveranciers en hier ook minder in wijzigt. Ga voor jezelf na welke koppeling het best bij de huidige situatie past.
Wanneer je een keuze hebt gemaakt, kunnen we deze gaan instellen.
Categoriekoppeling instellen
- Navigeer naar Admin > Spend Instellingen > Spend Instellingen.
- Vink de koppeling aan die je wilt gebruiken. Het is belangrijk dat er maar één koppeling actief is.
- Kies daaronder een 'Standaard categorie'.
Niet-toegewezen leveranciers zullen bij een overzetting naar de module Vendors aan deze categorie gekoppeld worden. Deze lijst met categorieën bestaat uit de categorieën die je in de vorige stap hebt aangemaakt.
Je hebt de VendorLink omgeving voorzien van leveranciers & categorieën, en je hebt de categoriekoppeling geactiveerd. In de volgende les gaan we deze leveranciers daadwerkelijk koppelen. Maak keuze uit de onderstaande opties om direct naar de juiste les te navigeren.