Nu je de VendorLink omgeving hebt voorzien van data, is het tijd om categorieën aan te maken.
Om Spend te bundelen in overzichtelijk groepen, naast de financiële dimensies, maakt VendorLink gebruik van categorieën.
Deze categorieën kunnen gekoppeld worden aan kostensoorten (grootboekrekeningen) of leverancier, waardoor de spend automatisch toegewezen wordt aan de juiste categorie.
Geüploade data in VendorLink zal opgedeeld worden in deze categorieën, op basis van de leverancier of kostensoort. Deze inkoopcategorieën zul je terugzien onder Spend > Categorieën.
Een categorie aanmaken
- Navigeer naar Admin > Tabellen > Categorieën.
Je zit hier een overzicht met alle categorieën en subcategorieën, in dit geval zal er nog niets in het overzicht staan. Lees hier meer over dit overzicht. - Klik boven in de pagina op 'Toevoegen'.
- Er opent een formulier, het veld 'Parent' laten we leeg aangezien er nog geen categorie bestaat om als als hoofdcategorie aan te wijzen.
Vul een referentiecode, omschrijving, status, geef aan of de spend in deze categorie beïnvloedbaar is, de risicofactor, de invloedfactor op resultaat en geef tot slot aan of je de compliance van deze categorie per leverancier wilt kunnen inzien (dit heeft alleen te maken met rechtmatigheid). Lees hier meer over deze termen. - Klik op 'Voeg toe' om de categorie aan te maken.
De categorie is nu aangemaakt en zichtbaar in het overzicht, en onder Spend > Categorieën wanneer je er Spend data aan gekoppeld hebt.
Maak alle gewenste categorieën op deze manier aan, en maak gebruik van subcategorieën wanneer mogelijk (vul bij een subcategorie het veld 'parent' wel in bij het aanmaken, dit is de bovenliggende categorie).