Selecteer een uitvraag
Selecteer een openstaande (rood gemarkeerd) informatieuitvraag in het 'Informatieuitvraag' gedeelte:
Wat moet ik doen wanneer er geen uitvragen beschikbaar zijn?
Je kunt alleen acties voltooien in het Supplier Portal wanneer er minimaal één openstaande taak is. Lees daarover hier meer.
De uitvraag behandelen
Een informatie uitvraag kan bestaan uit de volgende onderdelen: NAW-gegevens, contactpersonen, producten/diensten, documenten en vragenlijsten. Niet elke uitvraag heeft elk van deze onderdelen, het kan zijn dat een uitvraag bestaat uit één of een aantal van deze onderdelen.
Alle aanwezige onderdelen worden in tabbladen getoond.
Gegevens van uw organisatie
Dit zijn alle momenteel geregistreerde NAW-gegevens in de administratie van de uitvragende partij. Controleer deze gegevens, en corrigeer ze waar nodig.
Contactpersonen
Je ziet hier de huidige contactpersonen die bij ons bekend zijn. Controleer alle aanwezige contactpersonen, en bewerk/verwijder deze waar nodig.
Een contactpersoon toevoegen
- Klik op 'Toevoegen'.
- Vul minimaal alle velden met een blauwe rand in.
- Klik op 'Toevoegen'. De nieuwe contactpersoon staat nu in het contactpersonenoverzicht.
Een contactpersoon bewerken
- Klik op de contactpersoon die je wilt bewerken.
- Pas de velden naar wens aan. De velden met een blauwe rand kan je niet leeg maken.
- Klik op 'Sluiten'. De contactpersoon is nu bijgewerkt.
Een contactpersoon verwijderen
- Klik op de contactpersoon die je wilt verwijderen.
- Vink 'Markeren om te verwijderen' aan.
- Klik op 'Sluiten'. De contactpersoon staat nu gemarkeerd met een prullenbak icoon in de 'Status' kolom.
Het kan voorkomen dat de organisatie bepaalde contacttypes verplicht heeft gesteld om in te vullen. Zorg ervoor dat de verplichte contactpersonen voorkomen in het contactpersonen overzicht. Ontvang je alsnog een foutmelding? Klik hier.
Aangeboden producten/diensten
Beheer hier alle producten/diensten die uw organisatie aanbiedt aan de uitvragende partij. Voeg eventueel nieuwe producten of diensten toe, controleer huidige producten en corrigeer deze waar nodig.
Documenten
Via het documentenoverzicht kan de uitvragende partij een specifiek aantal documenten opvragen. Het kan voorkomen dat er een sjabloon bijgeleverd wordt, die zal moeten worden ingevuld. Dit sjabloon download je, vul je in en upload je vervolgens via de blauwe 'Upload' knop.
Wanneer er geen sjabloon wordt aangeleverd, upload je een eigen bestand via de 'Upload' knop. Daarnaast is er ruimte voor het toevoegen van een opmerking of een geldigheidsdatum voor het document.
Categorieën
De uitvragende partij deelt haar leveranciers op in (inkoop)categorieën. Alle huidig gekoppelde categorieën worden getoond. Controleer deze, corrigeer waar nodig, en koppel eventueel een nieuwe categorie.
Vragenlijsten
Via een vragenlijst kan de uitvragende partij allerlei informatie opvragen bij de Supplier Portal gebruiker. Bijvoorbeeld de beoordeling van een samenwerking, producten of projecten. Klik op een vragenlijst om deze ter plekke in te vullen, en op te sturen.
Risk Assessment
De uitvragende partij heeft een Risk Assessment vragenlijst naar je verstuurd. Vul deze vragenlijst in. Op basis van deze vragenlijst maken zij intern een assessment over eventuele risico's.
De uitvraag versturen
Op het moment dat je alle benodigde informatie hebt aangeleverd, is het tijd om de uitvraag te versturen. Het is belangrijk om te weten dat de uitvraagt wordt afgesloten als je deze verstuurt. Je kan vanaf dat moment dus geen aanpassingen meer verrichten. Controleer of je alle documentatie hebt geüpload, en alle informatie hebt ingevuld.
Als je de uitvraag wilt versturen, klik je op 'Verstuur naar klant'.
De aanvrager heeft de door jou geüploade documentatie en informatie nu succesvol ontvangen, en zal de aangeleverde informatie beoordelen en verwerken.