Contract sjablonen kunnen worden ingezet tijdens het creëren van een contract, maar kunnen ook later aan een bestaand contract gekoppeld worden. Op het moment dat je een contract sjabloon aan een contract koppelt, worden alle gedefinieerde eigenschappen in het sjabloon overgezet naar het contract. Dit is voornamelijk handig als je bepaalde contracttypen hebt die dezelfde workflows, taken of vrije velden vereisen. Een van de grootste voordelen van contract sjablonen is dat je bepaalde vrije velden alleen bij enkele contracten kunt tonen, in plaats van bij alle contracten in de omgeving
De volgende eigenschappen kun je definiëren in een contract sjabloon:
- Welke workflow (contract fiattering) er aan het contract gekoppeld wordt
- Of de contractdetail tabbladen 'Producten', 'Financieel' en 'Locaties' zichtbaar zijn voor het contract
- Welk document creatie sjabloon er aan het contract gekoppeld wordt
- Welk contracttype er aan het contract gekoppeld wordt
- Welke contractprocedure er aan het contact gekoppeld wordt
- Welke contract vrije velden er in het contract getoond worden
- Welke taken er bij het contract ingepland moeten worden
- Welke checklist items bij de leveranciers horen die een contract met dit contractsjabloon hebben
Een contract sjabloon creëren
- Voordat je aan de slag kunt met het volledig inrichten van het contract sjabloon, dien je eerst een contract sjabloon te creëren. Navigeer naar Admin > Contracts instellingen > Tabellen > Contract sjablonen.
- Klik op de knop 'Toevoegen'.
- Je ziet hier een aantal basisinstellingen, vul deze naar wens in. Alle velden behalve 'Beschrijving' zijn optioneel, en mogen dus leeg gelaten worden. Zie onderstaand een korte toelichting op elk veld.
Term Toelichting Procedure Kies hier de contract procedure die je aan het contract sjabloon wilt koppelen. Beschrijving De naam van het contract sjabloon, hieraan herken je het contract sjabloon bij je contracten. Workflow Vink deze optie aan indien je een workflow aan het contract sjabloon wilt koppelen. Standaard workflow Kies hier de workflow die je aan het contractsjabloon wilt koppelen. Producten, Financieel, Locaties, Persoonsgegevens Met deze drie opties bepaal je of de tabbladen 'Producten', 'Financieel', 'Locaties' en 'Persoonsgegevens' zichtbaar zijn in de contractdetails van de contracten die je aan dit contract sjabloon koppelt. Document sjabloon Kies hier welk document sjabloon je aan het contract sjabloon wilt koppelen. Contracttype Kies hier het contracttype dat je aan het contract sjabloon wilt koppelen. - Klik op 'Voeg toe' om het contract sjabloon aan te maken
Een contract sjabloon inrichten
- Tijdens het aanmaken van het contract sjabloon heb je al enkele instellingen gedefinieerd. Klik op het contract sjabloon om deze verder in te richten.
- Er opent een pop-up, waar je het contract sjabloon verder kunt inrichten. Ook kun je hier de basisinstellingen die je tijdens het aanmaken hebt ingesteld altijd nog wijzigen. Wijzigingen in sjablonen worden altijd direct doorgevoerd op de gekoppelde contracten.
Vrije velden aan een sjabloon koppelen
Je kunt vrije velden aan een contract sjabloon koppelen. Dat betekent dat alléén deze vrije velden zichtbaar zijn bij contracten die gekoppeld zijn aan dit contract sjabloon. Andere vrije velden die je hebt ingesteld in Admin zijn niet zichtbaar. De vrije velden die getoond worden in linker kolom zijn beschikbaar om aan het contract sjabloon gekoppeld te worden. De vrije velden die in de rechterkolom getoond worden zijn vrije velden die reeds aan dit contract sjabloon zijn gekoppeld.
Je kunt in de kolommen de vrije velden aanklikken om ze te selecteren, en de 'Toevoegen' en 'Verwijderen' knoppen gebruiken om deze velden velden te koppelen of te verwijderen.
Taken aan een sjabloon koppelen
De taken die je in het contract sjabloon instelt, worden automatisch als contacttaken aangemaakt bij de contracten die je aan het contract sjabloon koppelt.
- Klik op 'Toevoegen' om een contact taak aan het contract sjabloon toe te voegen.
- Je ziet hier een aantal basisinstellingen, vul deze naar wens in. Zie onderstaand een korte toelichting op elk veld.
Term Toelichting Beschrijving De naam van de taak, hieraan herken je de taak in het takenoverzicht. Memo Vink deze optie aan indien je een workflow aan het contract sjabloon wilt koppelen. TAAKDATUM = TERMIJN + STARTDATUM (AANTAL) Hiermee bepaal je de startdatum van de eerste keer dat deze taak wordt uitgevoerd. Dit doen we op basis van de startdatum van het contract. Voorbeeld: Je wilt dat de taak 1 maand na de startdatum van het contract wordt uitgevoerd. Vul hier dan '1' in. Het tweede deel van de termijn (dag, maand, jaar) vul je in in het veld hieronder. TAAKDATUM = TERMIJN + STARTDATUM (AANTAL) Voorbeeld: Je wilt dat de taak 1 maand na de startdatum van het contract wordt uitgevoerd. Vul hier dan 'Maand' in. TAAK HERHALEN AANTAL Indien je wilt dat deze taak periodiek herhaald wordt, stel je dat hier in. Voorbeeld: Wil je dat de taak elke 3 maanden herhaald wordt, dan vul je hier '3' in. TAAK HERHALEN PERIODE Indien je wilt dat deze taak periodiek herhaald wordt, stel je dat hier in. Voorbeeld: Wil je dat de taak elke 3 maanden herhaald wordt, dan vul je hier 'Maand' in. - Klik op 'Voeg toe' om de taak aan het contract sjabloon toe te voegen.
Checklist items aan een sjabloon koppelen
De checklist items die je aan een contract koppelt, worden na activatie van het contract automatisch bij de gekoppelde leverancier toegevoegd. Zo heb je automatisch de juiste documentatie bij de leverancier.
Klik op 'Toevoegen' om een checklist item te selecteren en toe te voegen aan het contract sjabloon. Om een checklist item los te koppelen van het contract sjabloon selecteer je deze en klik je vervolgens op 'Verwijderen'. De checklist items zullen dan niet bij de leveranciers verwijderd worden. Enkel uit het contract sjabloon, zodat de checklist items bij toekomstig gebruik van dit contract sjabloon niet meer bij leveranciers zullen worden toegevoegd.