Om een contract volledig te houden, is het handig om alle belangrijke contractdocumentatie en overige relevante bijlagen bij het contract te voegen. Deze bijlagen kunnen ook gecategoriseerd worden of als vertrouwelijk worden aangemerkt. Meer daarover lees je hier.
Een bestand vanaf je computer
- Navigeer naar het desbetreffende contract via Contracts > Contracten.
- Open het tabblad 'Bijlagen'. Hier zie je in de bovenste tabel alle contractbijlagen waarvoor je bevoegd bent om ze te zien.
- Klik op de blauwe 'Upload' knop.
- Selecteer in de verkenner het bestand dat je wilt uploaden.
Via documentcreatie
Het is mogelijk om door middel van sjablonen, direct vanuit VendorLink een document op te stellen. Dat doen we met de functie Documentcreatie. Deze sjablonen zijn in te stellen onder Admin > Contracts instellingen > Tabellen > Documentcreatie sjablonen.
- Navigeer naar het desbetreffende contract via Contracts > Contracten.
- Open het tabblad 'Bijlagen'. Hier zie je in de bovenste tabel alle contractbijlagen waarvoor je bevoegd bent om ze te zien.
- Klik op de 'Document creatie' knop.
- Selecteer een contract documentcreatie sjabloon. Dit sjabloon bepaalt de beschikbare tekstblokken, een eventueel opmaak sjabloon etc.
- Het documentcreatie proces is aangemaakt en je komt in de details van het proces terecht. Deze details zijn altijd terug te vinden via Contracts > Documentcreatie sjablonen (menu links).
- Je ziet hier de beschikbare tekstblokken en kunt ze eventueel bewerken indien gewenst. Blokken waarbij in het creatie sjabloon is aangegeven dat ze niet bewerkt kunnen worden, kunnen hier niet worden bewerkt. Ook kun je blokken toevoegen of verwijderen.
- Zodra je de inhoud van het document wilt laten controleren door de leverancier, klik je op 'Verstuur uitnodiging'.
- Het is verplicht om een contactpersoon van de leverancier te selecteren, hier wordt de uitnodiging naar verstuurd. Deze contactpersoon kan vervolgens inloggen op het Supplier Portal en per blok of voor het gehele document goed- of afkeuring geven. Ook kunnen zij per blok opmerkingen toevoegen.
- Als een blok door de leverancier is afgewezen kun je deze wijzigen en opnieuw ter goedkeuring versturen via de 'Verstuur uitnodiging opnieuw' knop. Ook kun je het blok verwijderen.
- Zodra alle aanwezig blokken op 'Goedgekeurd' staan, verschijnt er een 'Maak document' knop. Hiermee kun je het uiteindelijke document genereren, dit document wordt opgeslagen bij de documenten van het contract.
Vanuit de documentbibliotheek
Het is mogelijk om documenten vanuit Contracts > Documentenbibliotheek direct toe te voegen als bijlage bij een contract. Zo kun je gemakkelijk documenten die je al geüpload hebt in de algemene bibliotheek, toevoegen bij een contract.
- Navigeer naar het desbetreffende contract via Contracts > Contracten.
- Open het tabblad 'Bijlagen'. Hier zie je in de bovenste tabel alle contractbijlagen waarvoor je bevoegd bent om ze te zien.
- Er opent een pop-up venster. Klik op de magenta 'Document bibliotheek' knop.
- Selecteer één van de documenten uit de documentenbibliotheek.
- Klik op 'Selecteer'.
Zodra het bestand is geüpload, wordt deze in de tabel met bijlagen getoond. Klik op de naam (paars) om het bestand te download, of ergens anders in de regel om de eigenschappen te openen. Deze kun je vervolgens bewerken. Lees hier wat elke eigenschap betekent.