ISPnext kan automatisch Audits aanmaken op basis van checklist items waarvan de einddatum dreigt te verlopen. In dit artikel lees hoe je dit kan instellen en gebruiken.
Instellingen in Admin
In Admin - Vendor Rating - Audit Default Settings staan een aantal instellingen die invloed hebben op het automatisch aanmaken van een audit.
Audit automatisch aanmaken
Wanneer deze optie is aangevinkt zal ISPnext elke dag kijken van welke checklist items de einddatum verloopt (op basis van een veiligheidsperiode (zie hieronder)) en wanneer dit het geval is een audit aanmaken, mits er niet al een audit is aangemaakt voor de leverancier.
Wanneer er meerdere checklist items van een leverancier verlopen, dan wordt er 1 audit aangemaakt voor de betreffende leverancier met daarin alle verlopen checklist items.
Audit automatisch versturen
Wanneer een audit automatisch is aangemaakt krijgt de audit in principe de status Nog te versturen. Een gebruiker, met de rol Audit Moderator, dient de audit dan nog te controleren en te versturen. Dit proces kan ook volledig automatisch door het vinkje te plaatsen bij de optie Audit automatisch versturen. Dan wordt de aangemaakte audit automatisch naar de leverancier verstuurd.
Tip: Mocht je beginnen met het automatisch aanmaken dan is het aan te raden om dit vinkje nog niet te activeren. Zo kan je zien wat er gebeurd en of alles goed is ingeregeld.
Gebruik default settings
De trigger voor het automatisch aanmaken van de audit is een verlopen checklist item en in beginsel maak ISPnext een audit met alleen de vraag aan de leverancier om het checklist item te vernieuwen.
Wil je nu andere zaken ook uitvragen, dan kan je deze optie aanvinken. ISPnext zal dan een audit maken met de gegevens die zijn vastgelegd bij de Audit Instellingen.
Signaalgebruiker
Hier kan je een signaalgebruiker selecteren die wordt gebruikt voor het automatisch aanmaken van de Audit. Deze gebruiker krijgt ook de e-mail van ISPnext dat er Audits zijn aangemaakt.
Er kan gekozen worden uit gebruikers met de rol Audit Moderator
Periode aantal - Checklist item einddatum controle,Periode - Checklist item einddatum controle
Vul hier de periode in die ISPnext als veiligheidsperiode moet inbouwen om de documentatie op te vragen.
Voorbeeld : wanneer de einddatum van een checklist 31 December 2019 is en hier wordt bijvoorbeeld 2 Maanden in gegeven dan zal ISPnext op 31 Oktober 2019 de audit aanmaken.
Wanneer hier niets wordt ingevuld zal ISPnext standaard 1 maand gebruiken als veiligheidsperiode.
Knop Automatisch aanmaken in Vendor Rating Audits
De knop Automatisch aanmaken in Vendor Rating - Audits creëert audits op basis van de bovenstaande instellingen, behalve dat hier nooit de Audits automatisch worden verstuurd maar enkel alleen worden aangemaakt.